Audit
Folyamataink fejlesztésének egyik legjobb visszajelző eleme a minőségbiztosítás egyik legfontosabb eszköze is egyben. Ez pedig nem más mint az audit. Az auditot elég sok helyen általában egy fajta drukként, vagy már-már félelemként élik meg. Ennek valóban így kell lennie?
Nagyon nem és ebben a bejegyzésben ezt szeretném bemutatni, hogy miért jó az audit. Miért nem félelemmel kell belevágni? Mennyi előnye van számunkra és miért jó nyíltan hozzáállni? Ugyan közhely, de még is igaz:
Akinek nincs takargatni valója, annak nincs is félnivalója.
Azt se felejtsük el, hogy bármilyen folyamatnak ideális esetben lennie kell egy célállapotnak. Egy olyan célállapotnak ami, fejleszthető és ellenőrizhető is egyben. Fejleszteni és ellenőrizni a legjobban auditokkal lehet.
Ezek után nézzük meg mi is az az audit?
A ISO szabványok szerint "az audit auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek."
És mit jelent az auditkritérium?
Az auditkritérium nem más mint a követelmények, előirányzatok, eljárások összessége, azaz minden olyan előírás, szabvány, szabály, kézikönyv stb., aminek a teljesülését vizsgálni akarjuk.
Az auditbizonyíték pedig azok az információk, dokumentumok, adatbázisok, feljegyzések amelyek az auditkritériumok teljesülésére vagy éppen ellenkezőleg, az eltérésére vonatkoznak. Az auditbizonyítékok szerepe, hogy objektív módon igazolja a követelmények (kritériumok) teljesülését.
Milyen fajtái vannak az auditnak?
Attól függően, hogy ki végzi és mi az audit célja megkülönböztetünk:
- Tanúsító auditot, ahol független külső fél végzi az auditot és mindig a tanúsítás tárgyának felülvizsgálatát jelenti.
- Lehet belső audit, ami során vagy felkészülünk egy külső auditra vagy belső felülvizsgálatokat végzünk egy folyamatra, termékre,
belső hibák feltárására, fejlesztési lehetőségek vizsgálatára.
- Aztán lehet beszállítói audit is, ami során a megrendelő felülvizsgáltatja a beszállítója működését.
- Beszélhetünk termék auditról is, amely alatt megvizsgáljuk a terméket a termelés és szállítás fázisaiban aszerint, hogy az előírt
követelményeknek megfelel e.
- Megkülönböztetünk még az úgynevezett folyamat auditot, amely alkalmával a folyamatok minőségét, alkalmasságát vizsgáljuk.
- És végül nem mehetünk el szó nélkül a rendszerauditok mellett sem, aminek a tárgya maga a tanúsítandó rendszer.
Ezek után nézzük meg milyen egy jó audit folyamat? Hogyan kellene felépíteni jól egy audit folyamatot?
Saját személyes tapasztalataim alapján azt mondhatóm, hogy egy jól felépített és jól kommunikált audit folyamat nem okozhat félelmet. Pláne nem kelthet szorongást, ha tudjuk mi a célja, tudjuk mit szeretnénk elérni vele és ha felkészülünk rá. Sokszor pont a legfontosabb összetevő a felkészülés marad el. Hányszor hallottam már, hogy az felesleges és nem szükséges. Vagy éppen azzal intéződik el, hogy rendet rakunk, felsöprünk, vizuálisan rendre törekszünk. Az az a csontvázakat visszatuszkoljuk a szekrénybe.
Ennek nem kell így lennie. Véleményem szerint egy jól felépített audit folyamatnak valahogy így kellene kinéznie
Jól láthatjuk, hogy kezdésként jól kommunikált, majd egy belső audit során feltárt eltérésekkel és a megfelelően dokumentált információkkal rengeteget tudunk fejlődni. Ezután szükséges egy külső szemlélet, egy szakértő vagy tanácsadó segítsége, aki képes észre venni azt amit mi nem. A megfelelően kidolgozott intézkedési terveknek köszönhetően már nincs félnivalónk egy tanúsító vagy a vevő által szervezett beszállítói audittól.
Összefoglalva ne féljünk, készüljünk fel és bátran hívjunk külsős segítséget.
Szeretne ajánlatot kérni? Vagy csak egyszerűen kérdései vannak amire szeretne megoldást találni?