Workshop
Most, hogy már túl vagyunk az auditon nézzük meg hogyan érdemes folytatni. Az az, ha véget ért az audit hogyan menjünk tovább?
Véleményem szerint az audit eredményének ismertetése után érdemes a következő héten egy belső workshopot tartani. Egy olyan fél vagy egész napos alkalmat ahol az érintett területek vezetői megismerkednek az eredményekkel és ahol az esetleges eltérésekre elkezdhetünk intézkedéseket is definiálni.
Milyen egy jó workshop minőségbiztosítási szempontból?
Megbízóimnak köszönhetően nem csak egy-egy audit után, hanem valamilyen projekt miatt is rögtön neki látunk egy workshop megszervezésének. A szervezés során mindig a kiinduló és cél állapotot érdemes figyelembe venni. Én legtöbbször azt vettem észre, hogy ha minél egyértelműbben megfogalmazzuk a megbeszélés, projekt, workshop célját, akkor annál könnyebben fogunk a munkatársainkkal sikeresen együttműködni.
Tehát a szervezés során a legfontosabb a cél meghatározása. Ehhez érdemes készíteni egy rövid prezentációt, amiben az elért eredményeket és a cél megvalósításának előnyeit is bemutatjuk. Számomra a miért és a milyen előny származik a bevezetett intézkedésekből kérdés kör a legfontosabb, hiszen sokkal jobban motiválja a csapat munkáját mint bármi más. Egyértelműen és világosan látható, hogy merre szeretnénk haladni. Mi mentén szeretnénk fejlődni és ennek milyen kimenetele lehet. Egy slidon felszoktam tüntetni az auditon szerzett eltéréseket is, méghozzá pareto sorrendbe rendezve. Tudjuk és megtanultuk, hogy a problémák 20% felelős az eredménytelenségünk 80%-ért. És ha azt is figyelembe vesszük, hogy a csapatunk sokkal hatékonyabb, ha nem mindennel csak az előre meghatározott feladatokkal kell foglalkozniuk, akkor már elég sokat nyertünk.
Visszakanyarodva workshop szervezéséhez. Úgy gondolom, hogy már a workshop meghívójába érdemes pár főbb gondolatot belefogalmazni, hogy a résztvevők tudják mire készülhetnek.
A workshop kezdésekor érdemes egy jól felépített agenda mentén végighaladni. Fontos kijelölni a workshop során használandó szabályokat, úgy mint: nem vágunk egymás szavába, nem szóljuk le egymás ötleteit, mindenkinek érdemes hozzászólni egy-egy témához. Minél jobban megteremtjük a bizalmat annál könnyebben tudjuk a workshoppot kiváló eredménnyel zárni.
Érdemes egy-egy workshop során olyan eszközöket használni mint posztit, flipchart, mágnes tábla. Érdemes lemodellezni egy-egy eltérésnél azt a folyamatot amiből az eltérés származik. Vonjuk be azokat a kollégákat akik benne dolgoznak, hadd mondják el saját szavaikkal mi történik, mit miért tesznek. Törekedjünk arra, hogy az egész esemény interaktív legyen, hogy megosszuk egymással tapasztalatainkat és véleményt cseréljünk egy-egy témában.
Kérdése van?
Szeretne ajánlatot kérni? Vagy csak egyszerűen kérdései vannak amire szeretne megoldást találni?
Keressen bátran elérhetőségeimen és találunk megoldást az Ön problémájára is!